Godišnji popis – sprovođenje popisa

Faze u sprovođenju godišnjeg popisa su:

  1. Prethodne radnje,
  2. Priprema za popis,
  3. Postupak popisivanja,
  4. Okončanje rada na popisivanju,
  5. Izveštaj o popisu.

1. Prethodne radnje

Pre vršenja popisa vrši se:

– usklađivanje glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnim knjigama i evidencijama.

– usaglašavanje potraživanja i obaveza. Način usaglašavanja i obrazac nisu uređeni propisima. Usaglašavanje je moguće izvršiti razmenom IOS obrazaca („izvoda otvorenih stavki“), zapisnikom o usaglašavanju obaveza i potraživanja ili putem druge isprave koju overavaju dužnik i poverilac u kojoj se označi pod kojim datumom je stanje potvrđeno, ukupan iznos međusobnih potraživanja i obaveza, njihova specifikacija, kao i sve sporne stavke koje se ne smatraju usaglašenim.

2. Priprema za popis

Odluku o sprovođenju popisa donosi organ upravljanja.

U odluci se navodi na osnovu kojih ovlašćenja, koji organ i kada je doneo odluku da se sprovede popis, dan na koji se popis vrši, koje komisije za popis kojih sredstava se formiraju, period u kome će biti sproveden popis, rok za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu…

Rešenje o imenovanju članova komisija za popis (predsednika, dva člana i zamenika) na osnovu odluke organa upravljanja donosi rukovodilac (direktor).

Precizira se dan pod kojim se popis vrši, vreme početka i završetka rada na popisu, postupak dostavljanja izveštaja (elaborata) o izvršenom popisu nadležnom organu ili centralnoj komisiji za popis (ako je formirana). Kao član komisije ne može biti imenovano lice koje rukuje ili je zaduženo imovinom koja se popisuje. Ukoliko dođe do promene ranije imenovanog člana u komisiji za popis, potrebno je sačiniti novo rešenje o izmeni ranije donetog rešenja.

Izvod iz knjigovodstvene evidencije predmeta popisa po lokacijama na kojima će biti izvršen popis sastavlja rukovodilac računovodstva.

Liste – specifikacije se dostavljaju komisijama za popis određenih delova imovine sa nazivima, jedinicama mere i oznakama – šiframa odnosno identifikacionim brojevima u cilju identifikacije predmeta popisa, ali bez knjigovodstvenih podataka o količini i vrednosti.

Lica materijalno zadužena za sredstva koja se popisuju odnosno lica koja vode evidenciju o predmetima popisa i njihovi neposredni rukovodioci dužni su da najkasnije do dana određenog za početak popisa grupišu, označe i urede predmete popisa i evidencije o predmetima popisa i izvrše sve neophodne radnje radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg sprovođenja popisa.

Poželjno je da se predsednicima komisija za popis uz rešenje o imenovanju dostavi izvod iz opšteg akta ili uputstvo koje se odnosi na popis i pre početka popisa održi instruktivni radni sastanak sa članovima komisija radi upoznavanja sa postupkom popisa, načinom rada, obavezama i odgovornosti članova komisija za popis i sl.

Komisija za popis dužna je da napravi plan rada koji sadrži sve postupke koji će se obaviti pre, za vreme i nakon popisa, a u skladu sa planom sastavljenim od strane organa odlučivanja. Rad komisije pre pristupanja popisu obuhvata: proučavanje uputstava za popis, upoznavanje sa obavezama i odgovornostima članova komisije i pribavljanje potrebnih specifikacija i popisnih listi. Planom rada se utvrđuje: koja komisija za popis kojih delova imovine će izvršiti popis, početak i period rada na popisu, utvrđivanje metodologije rada za vreme popisa, određivanje načina evidentiranja eventualnih promena nastalih između dana popisivanja i dana pod kojim se vrši popis, razmatranje potrebe angažovanja stručnog radnika ili veštaka koji treba da bude pridodat komisiji i vreme njegovog angažovanja, kao i utvrđivanje načina sastavljanja izveštaja o izvršenom popisu.

3. Postupak popisivanja

– Popis nefinansijske imovine –

Procedura popisa stalnih sredstava i zaliha obuhvata popis svih zatečenih sredstava – bez obzira da li pripadaju obvezniku popisa ili se kod njega nalaze po nekom drugom osnovu (na čuvanju, na posluzi itd.), kao i sredstava koja nisu zatečena na dan popisa (sredstva data na upotrebu, sredstva na putu itd.), a na osnovu verodostojne dokumentacije se utvrdi da pripadaju obvezniku popisa.

Postupak popisa podrazumeva uvid u stvarno stanje na licu mesta utvrđivanjem količina, merenjem, brojanjem, procenom, utvrđivanjem kvaliteta i sličnim postupcima. Popis se sprovodi ne samo na temelju evidencije koja je služila za plaćanje već, osim uvida, i na osnovu ukupne dokumentacije kojom se identifikuju predmeti popisa: ugovori, računi, specifikacije i sl. Pri tome, obaveza komisije je da utvrdi postoji li pravni osnov da se određena ulaganja evidentiraju u knjigama.

Imovina čija je vrednost umanjena usled neispravnosti, oštećenja, protoka roka upotrebljivosti i sl. unosi se u posebne liste radi lakše evidencije, sa predlogom za smanjenje vrednosti, što je moguće kada postoje stvarni i dokumentovani razlozi.

Tuđa imovina (zakup, posluga, popravka i sl.) se popisuje i evidentira posebno i jedan primerak liste odmah dostavlja vlasniku.

Imovina koja nije zatečena na dan popisa unosi se u posebne liste (na osnovu verodostojne dokumentacije), ako do dana završetka popisa nisu primljene popisne liste od pravnog lica kod koga se sredstva nalaze.

Popis nematerijalnih ulaganja i ostalih prava se sprovodi ne samo na temelju evidencije koja je služila za plaćanje, već na osnovu ukupne dokumentacije kojom se identifikuju ta ulaganja: ugovori, tehnička dokumentacija, studije i sl. Pri tome, obaveza komisije je da utvrdi postoji li osnov da se određena ulaganja evidentiraju, da li se koriste u periodu dužem od godinu dana i da li su rokovi u vezi korišćenja prava istekli.

Za nekretnine, opremu i ostala sredstva najvažnije je neposrednim uvidom na licu mesta utvrditi da li sredstva koja se vode u poslovnim knjigama zaista postoje i u kakvom su stanju, s obzirom da tokom vremena dolazi do njihovog fizičkog trošenja, tehnološkog zastarevanja i ekonomskog obezvređivanja; kao i da li su evidentirana sva sredstva koja obveznik popisa koristi; takođe, treba obratiti pažnju u slučajevima dodatnih ulaganja na postojećim sredstvima i utvrditi tretman tih ulaganja: da li se radi o rekonstrukciji, adaptaciji, modernizaciji ili dogradnji radi povećanja kapaciteta, poboljšanja kvaliteta ili promene namene ili se radi o troškovima tekućeg održavanja. Popisom treba obuhvatiti i investicije u toku tj. nefinansijsku imovinu u pripremi, kao i date avanse za sticanje imovine, za koje važi procedura propisana za finansijske plasmane, potraživanja i obaveze, odn. obaveza usklađivanja o čemu treba da postoji odgovarajuća isprava.

Za zemljišta i građevinske objekte nije potrebno vršiti premeravanje; podaci se unose u popisne liste iz raspoložive dokumentacije, pri čemu komisija za popis treba da proveri postojanje pravnog osnova i upis prava u javnim knjigama, izvrši proveru stanja, eventualne promene i naknadna ulaganja.

Za opremu se, osim količinskog stanja, utvrđuje fizičko stanje, mogućnost upotrebe opreme i da li se oprema namenski koristi. Takođe se vrši provera nastalih promena kojima se menja kapacitet ili namena i da li je obavljena rekonstrukcija koja ima tretman investicija, pri čemu se povećava vrednost opreme.

Popis šuma vrši se po posebnom postupku. Šumama se smatra zemljište obraslo šumskim drvećem na površini većoj od 5 ari. Drvoredi i parkovi na manjim površinama ne smatraju se šumom, već dugogodišnjim zasadom, dok se šumski rasadnici smatraju zemljištem i tako popisuju. Radovi na pošumljavanju predstavljaju investicije u toku, pa se popisuju u kategoriju – prirodna bogatstva u pripremi.

Višegodišnji zasadi popisuju se uvidom na licu mesta, uz obavezu da se pregleda dokumentacija o svakom zasadu, utvrdi stanje sadnica u odnosu na početak godine, utvrdi da li je vršeno dosađivanje, da li je vršeno krčenje zasada, kao i da li je to knjigovodstveno obuhvaćeno.

Osnovno stado popisuje se merenjem svake vrste osnovnog stada sa utvrđivanjem prirasta, prevođenja i utvrđivanja razlika.

Za investicije u toku tj. sredstva u pripremi treba utvrditi da li se radi o aktivnim ulaganjima; saglasnost stepena gotovosti investicija, isplaćenih iznosa po privremenim situacijama / fakturama i verodostojnost ispostavljenih situacija / računa (overa nadzornog – kontrolnog organa, gde je to predviđeno); posebno popisati ulaganja koja su obustavljena.

Ostale nekretnine i oprema (dela likovne, vajarske, filmske i druge umetnosti, muzejske vrednosti, spomenici kulture i istorijski spomenici, knjige u bibliotekama, i ostali predmeti) se u skladu sa odredbama internog opšteg akta mogu popisivati i u dužim rokovima, s tim da najduži rok može biti pet godina. Prilikom popisa mora se posebno voditi računa o bibliotečkom materijalu i priručnoj literaturi; kao sredstva se vode samo knjige koje imaju trajnu vrednost (stručna biblioteka, trajni časopisi, enciklopedije i sl.), dok se priručnici (mesečne publikacije, zbirke propisa i sl.) evidentiraju kao priručni inventar (ostali troškovi) – mogu se evidentirati vanbilansno i posebno popisivati. Komisija za popis treba da konstatuje i ispravnost smeštaja, održavanja, čuvanja i rukovanja.

Procedura popisa zaliha podrazumeva uvid prvenstveno u evidenciju i dokumentaciju, ali i uvid u stvarno stanje na licu mesta utvrđivanjem količina, merenjem, brojanjem, procenom, utvrđivanjem kvaliteta i sličnim postupcima.

Popis materijala se vrši odvojeno po mestima (po magacinima, po računopolagačima) pri čemu se u popisne liste unose nazivi po kojima se materijal vodi u knjigovodstvu, uz oznaku nomenklaturnog broja. Zalihe koje se nalaze u originalnom pakovanju nije potrebno otvarati, već se popis može izvršiti uzimanjem podataka o količini i vrsti na osnovu odgovarajuće dokumentacije (prijemnice, fakture) i na osnovu podataka na ambalaži.

Materijal koji je trebovan i nalazi se u procesu proizvodnje, na kojem nije započet proces prerade do kraja godine, popisuju se kao zalihe u magacinu. Pošto ove zalihe i dalje ostaju u proizvodnji, treba koordinirati rad sa komisijom za popis nedovršene proizvodnje, da ih ova komisija ne bi unela u svoje popisne liste.

Popis nedovršene proizvodnje podrazumeva samo proizvodnju koja je u toku, tehnološki ispravna i na kojoj će proces proizvodnje biti nastavljen. Obustavljena proizvodnja, krš i lom u proizvodnji i sl. popisuje se u posebne popisne liste, utvrđuje se uzrok štete i odgovorna lica. Postupak i način popisivanja treba da bude organizovan tako da uvažava specifičnosti obveznika popisa; ukoliko bi merenje ili brojanje prouzrokovalo velike troškove ili zaustavljanje procesa proizvodnje, može se popis izvršiti na neki drugi način, koji mora biti dokumentovan. Ukoliko je proizvodnja organizovana po radnim nalozima, komisija za popis treba da hronološki popiše sve radne naloge po kojima proizvodnja nije završena.

Prilikom popisa zaliha sitnog inventara i potrošnog materijala komisija postupa na isti način kao i kod materijala, s tim da treba identifikovati sitan u upotrebi, kao i materijal za stalne troškove, za popravke i održavanje i zalihe materijala u delatnosti.

Popis robe treba vršiti tako da se u popisne liste posebno unesu proizvodi sopstvene proizvodnje, a posebno roba drugih proizvođača; posebno zalihe u veleprodaji i maloprodaji; roba na putu je takođe predmet odvojenog popisivanja, odnosno u posebnim popisnim listama, a na osnovu isprave o otpremi te robe.

– Popis finansijske imovine i obaveza –

Popisom finansijske imovine – potraživanja, plasmana i obaveza obuhvataju se sve obaveze, bez obzira na osnov nastanka.

Zadatak popisne komisije nije samo da potpiše specifikaciju potraživanja, već da utvrdi osnovanost postojanja potraživanja, a ukoliko je izvršeno usklađivanje komisiji će biti olakšan posao. Preporučuje se da se plasmani i potraživanja popisuju u nekoliko grupa: jednu grupu čine plasmani i potraživanja čiji rok za naplatu nije istekao i koja nisu ničim osporena – odvojeno u dinarima i u devizama; posebnu grupu čine plasmani i potraživanja čiji je rok za naplatu istekao, odvojeno za one za koje još nije utvrđena nenaplativost, odvojeno za plasmane i potraživanja za koja je potrebno izvršiti ispravku vrednosti prema određenim kriterijumima, kao i potraživanja koja su zastarela.

Prilikom popisa plasmana i potraživanja neophodno je izvršiti popis prema osnovnim računima na kojima su iskazani u glavnoj knjizi; u okviru pojedinih analitičkih računa plasmani i potraživanja se iskazuju po pojedinim dužnicima; mora se navesti osnov potraživanja, odnosno mora biti navedena isprava na kojoj se temelji potraživanje i datum od kada potraživanje datira.

Kada se komisija sretne sa problemom nedovoljne dokumentovanosti potraživanja ili prigovora na potraživanje od strane dužnika, potrebno je da se ta potraživanja popišu odvojeno na posebnim popisnim listama, jer je reč o sumnjivim i spornim potraživanjima.

Popis obaveza se obavlja na sličan način kao i popis potraživanja i prilikom popisa potrebno je: popis obaveza izvršiti u odvojenim popisnim listama za obaveze sadržane u hartijama od vrednosti, za popis u dinarima i u devizama, posebno obaveza za koje ne postoje uredne isprave; komisija za popis dužna je da proveri i usaglašavanje obaveza i da izvrši proveru osnovanosti eventualnih obaveza naznačenih u primljenim IOS obrascima i drugim ispravama; unutar popisnih lista obaveze se iskazuju prema osnovnim računima u glavnoj knjizi na kojima su evidentirane, prema pojedinim poveriocima i evidentiranjem datuma nastanka obaveza i isprava na kojima se temelje.

Da bi se utvrdilo realno stanje potraživanja i obaveza potrebno je da popisna komisija analizira svako potraživanje i obavezu sa aspekta njihove naplativosti i zastarelosti prema odredbama internog opšteg akta ali i Zakona o obligacionim odnosima. Zakonske odredbe o rokovima zastarelosti su imperativne i ne mogu da se menjaju voljom stranaka. Opšti rok zastarelosti je deset godina, ako nije određen neki drugi rok zastarelosti (na primer, potraživanja iz ugovora o prometu roba i usluga zastarevaju za tri godine).

Popis gotovine i gotovinskih ekvivalenata vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste. Gotovina i hartije od vrednosti koje se nalaze na računima i depo računima popisuju se na osnovu izvoda o stanju tih sredstava na dan popisa. Ako se utvrde eventualne razlike, koje najčešće nastaju zbog pogrešnih knjiženja, treba ih otkloniti sprovođenjem ispravke knjiženja i svođenjem stanja u knjigovodstvu na stanje po izvodu. Pored gotovog novca iskazuju se i druge vrednosti koje se popisuju po nominalnoj vrednosti koja je na njima naznačena. Popis deviznih novčanih sredstava vrši se na isti način kao i popis dinarskih sredstava, tj. uvidom u Izvode dobijene od poslovnih banaka.

Popis vremenskih razgraničenja je stručan posao i zahteva uključivanje lica koja dobro poznaju sadržaj ovih računa i propisani postupak njihovog knjiženja i zatvaranja na kraju godine. Prilikom ispitivanja dokumentacije, važno je pridržavati se računovodstvenih načela: doslednosti, opreznosti i uzročnosti prihoda i rashoda. Popisom vremenskih razgraničenja ne mogu se utvrditi manjkovi i viškovi, već se mogu pojaviti ispravke prethodno sprovedenih knjiženja na računima vremenskih razgraničenja.

4. Okončanje rada na popisivanju

Nakon utvrđivanja stvarnih stanja, unose se podaci sa eventualnim primedbama u popisne liste i eventualne promene od dana vršenja popisa do dana na koji se popis vrši. Nakon unosa knjigovodstvenog stanja po količinama i vrednostima, utvrđuju se eventualna neslaganja – razlike između stanja iskazanog u knjigovodstvenoj evidenciji i stanja utvrđenog popisom u smislu manjkova, viškova ili pogrešnih evidentiranja, kao i predlozi za usaglašavanje i dalje postupanje. O utvrđenim razlikama komisija daje obrazloženja nastanka i predlog na koji način će se one likvidirati. Kada je stvarno stanje veće od knjigovodstvenog, radi se o višku (koji može predstavljati i potencijalnu obavezu); manjak se javlja kada je stvarno stanje manje od knjigovodstvenog (može predstavljati moguće potraživanje). Takođe, konstatuju se i predlozi za rashod u smislu kvara, loma, kala, rastura, otpis neupotrebljivih stvari, otpis potraživanja i sl.

5. Izveštaj o popisu

Izveštaj o izvršenom popisu nema propisan oblik. U izveštaju je potrebno navesti:

– na osnovu kojih ovlašćenja, koja komisija je izvršila popis kojih delova imovine, potraživanja, obaveza;

– period u kome je vršen popis i sa stanjem na koji dan je napravljan presek;

– stvarno stanje utvrđeno popisom;

– knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;

– utvrđene razlike između stvarnog i knjigovodstvenog stanja;

– razloge neslaganja sa obrazloženjima;

– primedbe i objašnjenja lica koji rukuju, odnosno koja su zadužena materijalnim i novčanim vrednostima o utvrđenim razlikama;

– predloge za likvidaciju utvrđenih razlika između stanja po popisu i knjigovodstvenog stanja (prebijanje manjkova i viškova nastalih po osnovu zamene, otpis neupotrebljivih sredstava, ispravke sumnjivih i spornih potraživanja, otpis zastarelih potraživanja, prihodovanje zastarelih obaveza, način knjiženja nadoknade manjkova na teret odgovornog lica ili na teret obveznika popisa, knjiženje promena itd.

– sva zapažanja komisije tokom popisa koja su od značaja za ispravno sagledavanje stvarnog stanja.

Organ upravljanja, u prisustvu predsednika komisije za popis i lica kome je povereno vođenje poslovnih knjiga, razmatra izveštaj o popisu i odlučuje o predlozima komisije za popis. Nakon ovoga, odluka o usvajanju izveštaja o popisu se, zajedno sa izveštajem i popisnim listama, dostavlja službi knjigovodstva radi usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.